Business Improvement: Het Is (Niet) Lastig

10-02-2020

"Het is lastig" – een veel gebezigde zin door mensen die ik ondersteun bij het maken van verbeterslagen in hun organisaties. Het is zeker zo dat niet alle uitdagingen zonder zweetdruppels kunnen worden opgelost; tegelijkertijd zie ik dat de oplossingsrichting vaak relatief eenvoudig is. Het ligt in de menselijke aard om het onbekende of onzekere met twijfels of gevoel van angst aan te kijken, en het daardoor complexer te maken. Aan de hand van een aantal situaties die ik vaak tegenkom zal ik illustreren hoe je hiermee kunt omgaan.

"Waar halen we de tijd vandaan"

Duidelijke prioriteitstelling en bijbehorende metrics om voortgang te bepalen liggen in de kern van Business Improvement. Paradoxaal genoeg wordt de weg daarnaartoe vaak als ingewikkeld ervaren, aangezien het mensen aanzet tot het loslaten van veilige routines en het anders inrichten van hun werkdag. Nieuwe manieren van werken kunnen overkomen als “extra werk”. Waar halen we de tijd vandaan? Om te beginnen is het nodig om elkaar de vraag te stellen welke activiteiten eigenlijk weinig of geen waarde toevoegen, en hier direct een streep door te zetten. Daarnaast is het essentieel om de prioriteiten letterlijk zichtbaar te maken voor iedereen. Regelmatige (dagelijks/wekelijks), korte bijeenkomsten rond een prestatiebord zorgen voor brede betrokkenheid bij de voortgang op gestelde prioriteiten. Een gestructureerd meetingschema met vastgestelde agenda’s, duidelijkheid over wie waarom deelneemt en doorlopende actielijsten zijn basisgereedschappen om effectief om te gaan met de beschikbare tijd. Ja, initieel vraagt het inspanning om nieuwe routines te ontwikkelen en te laten beklijven; de impact die het oplevert is het waard.

"We kunnen hem (of haar) niet missen"

Een onderdeel van mijn ondersteuning kan bestaan uit het coachen van sleutelfiguren in een organisatie. Over het algemeen hebben deze medewerkers veel ervaring en zijn ze belangrijke kennis- en cultuurdragers; ze worden vaak onmisbaar geacht. Het komt voor dat deze medewerkers benodigde aanpassingen in hun manier van werken niet kunnen of willen maken, en dan ligt de vraag voor hoe hiermee om te gaan. Afscheid nemen is geen doel op zich, maar het is wel een optie. Moeilijke beslissing… Wie gaat het werk dan doen? Stort de boel niet in? Je kunt het ook omdraaien: wat gebeurt er als de persoon in kwestie blijft zitten? Getalenteerde en gemotiveerde collega’s doen helemaal niets zolang ze de kans niet ervaren; of erger, ze vertrekken omdat woorden en daden binnen de onderneming niet stroken met elkaar. Goede prestaties en resultaten beginnen bij de kwaliteit van het team; op het oog moeilijke beslissingen horen erbij.

"De klant is koning"

Loyale klanten liggen niet voor het oprapen, je mag hen koesteren. Maar niet eindeloos. Het gevoel van afhankelijkheid van bepaalde klanten leidt niet zelden tot suboptimale afwegingen bij onderhandelingen over contractcondities en bij het prioriteren van de ene klant over de andere. Ook hier is de vraag wat het alternatief is. Er is moed voor nodig om “nee” te zeggen tegen langjarige businessrelaties met wie je eigenlijk geen gelijkwaardige relatie onderhoudt. En toch is dit vaak de juiste oplossing. Het creëert letterlijk en figuurlijk ruimte en energie in een organisatie om nieuwe veelbelovende klanten en leads verder te ontwikkelen. Overigens is het waardevol dit ook eens van de andere kant te bekijken: in hoeverre span je je in om de samenwerking met je belangrijkste leveranciers te verbeteren en meer waarde te halen uit partnerships?



Business Improvement is een breed begrip met vele takken van sport, bijvoorbeeld strategie- en organisatieontwikkeling, cultuurverbetering, commercieel & operationeel ‘excellence’, en nog veel meer. De rode draad is dat er altijd een vorm van verandering bij komt kijken die kan leiden tot gevoelens van onzekerheid en complexiteit. Toch zijn de oplossingen meestal niet echt ingewikkeld; het vereist wel durf, de vaardigheid om onderliggende overtuigingen te adresseren, en doortastende implementatie.

Het is echt niet zo lastig.